Kontorassistent

Museum Sydfyn S/I søger en kontorassistent, der har styr på tal og administration, sans for god kommunikation og lyst til en alsidig hverdag på et museum i udvikling. Stillingen er på 24 timer om ugen med ansøgningsfrist den 27. november.

Om jobbet

Museum Sydfyn S/I søger en engageret og struktureret kontorassistent til en deltidsstilling på 24 timer om ugen. Stillingen indebærer at blive en del af museets administration og at få en bred kontaktflade til både medarbejdere, frivillige og eksterne samarbejdspartnere.

Rollen kombinerer kommunikationsopgaver, økonomi og bogføring, lønadministration, koordinering af frivillige samt almindelige administrative opgaver. Museum Sydfyn S/I leder derfor efter en kandidat, der trives med en varieret arbejdsdag, hvor grundighed, service og godt samarbejde går hånd i hånd. Den nye kontorassistent refererer til økonomi- og administrationschefen.

Opgaver

Økonomi og bogføring

I samarbejde med økonomi- og administrationschefen bliver den nye kontorassistent involveret i museets løbende økonomiadministration. Opgaverne vil blandt andet være:

Bogføring og kontering af bilag i e-conomic.
Håndtering af kreditor- og debitorbilag.
Registrering og kontrol af ind- og udbetalinger.
Afstemning af bank og relevante balancekonti.
Klargøring og håndtering af betalinger.
Håndtering og arkivering af bilag og økonomisk dokumentation.
Praktisk assistance i forbindelse med måneds- og årsafslutning.
Øvrige økonomiopgaver efter aftale.

Løn og personaleadministration

Den nye kontorassistent får desuden ansvar for den praktiske lønadministration, herunder:

Forberedelse og gennemførelse af den månedlige lønkørsel i Danløn.
Registrering af ferie, fravær, timer og øvrige relevante oplysninger.
Administrativ håndtering af ændringer i forbindelse med ansættelser og fratrædelser.
Kontrol og arkivering af lønrelateret dokumentation.
Løbende koordinering med økonomi- og administrationschefen om løn- og personaleadministrative forhold.

Kommunikation

Kommunikationsopgaverne løses i tæt samarbejde med museets kommunikationskonsulent. Den nye kontorassistent vil blandt andet arbejde med:

Assistance ved udsendelse af nyhedsbreve og anden medlemsinformation.
Koordinering og afvikling af mindre arrangementer og aktiviteter på museet og eksternt.
Understøttelse af hjemmeside og sociale medier.
Korrektur og kvalitetssikring af mindre tekster og materialer.
Koordinering i forbindelse med frivilligmøder, arrangementer og aktiviteter.
Opdatering og vedligeholdelse af kalendere, kontakt- og distributionslister.

Kandidatprofil

Museum Sydfyn S/I forestiller sig, at den ideelle kandidat har en relevant administrativ eller økonomisk uddannelse eller har opnået tilsvarende kompetencer gennem praktisk erfaring. Erfaring med bogføring er vigtig, og det er en fordel, hvis der også er arbejdet med lønadministration. Erfaring med e-conomic og Danløn vil være en fordel.

Museum Sydfyn S/I lægger desuden vægt på, at kandidaten:

Har gode IT-kundskaber og er fortrolig med almindelige kontorprogrammer.
Arbejder struktureret, omhyggeligt og har sans for detaljer og deadlines.
Kan formulere sig klart og professionelt på dansk, både mundtligt og skriftligt.
Forstår betydningen af fortrolighed og korrekt behandling af personoplysninger.
Kan arbejde selvstændigt og følger sine opgaver til dørs.
Er serviceminded, imødekommende og samarbejdsorienteret.
Kan bevare overblikket, når flere forskellige opgaver skal håndteres samtidig.
Er fleksibel og trives med både faste driftsopgaver og ad hoc-opgaver.
Har lyst til at arbejde i et miljø, hvor frivillige spiller en vigtig rolle.

Da den nye kontorassistent får adgang til økonomiske, lønmæssige og personrelaterede oplysninger, forventer Museum Sydfyn S/I en høj grad af diskretion, ansvarlighed og fortrolighed.

Museum Sydfyn S/I tilbyder

Museum Sydfyn S/I tilbyder en alsidig deltidsstilling med en bred opgaveportefølje og tæt samarbejde med flere forskellige funktioner på museet. Arbejdsstedet er Grubbemøllevej 13 i Svendborg. Stillingen er på 24 timer ugentligt, og arbejdstiden tilrettelægges efter aftale under hensyntagen til museets drift og opgaver.

Løn: Stillingen aflønnes på løntrin 19 i HK’s overenskomst med KL, forholdsmæssigt efter en arbejdsnorm på 24 timer om ugen.
Pension: Museet indbetaler herudover 17 % i pensionsbidrag i henhold til de gældende pensionsvilkår.
Reference: Stillingen refererer til økonomi- og administrationschefen.

Om Museum Sydfyn S/I

Museum Sydfyn S/I er et museum, der står i en fantastisk udvikling. Museet etableredes den 1. januar 2024 ved fusion af Ærø Museum og Svendborg Museum, og der arbejdes med konkrete udviklingsprojekter for Svendborg Museum, Danmarks Forsorgsmuseum og Museerne i Ærøskøbing. Museum Sydfyn S/I er et statsanerkendt kulturhistorisk museum, og museet bruges årligt af cirka 50.000 gæster.

Yderligere oplysninger om museets organisation, strategi, årsberetning og årsregnskab kan findes på www.museumsydfyn.dk.

Information og ansøgning

Ansøgning og CV skal sendes senest den 27. november. Museum Sydfyn S/I forventer at afholde samtaler den 11. december. Stillingen ønskes besat per 1. februar 2027.

Spørgsmål til stillingen kan rettes til økonomi- og administrationschefen Lars Kjeld Jensen på telefon 2120 6850.